Catering voor 30, 50 of 100 personen: zo reken je slim

Catering rekenen voor 30, 50 of 100 personen is minder ingewikkeld dan mensen denken. Alleen maken veel mensen dezelfde fout: ze gokken te ruim uit angst voor tekort, of juist te krap omdat ze niet onnodig willen betalen.

De slimste aanpak zit ertussenin. Je wilt genoeg hebben, maar je wilt ook niet eindigen met bakken eten waar niemand meer naar omkijkt.

Eerst dit: type event bepaalt alles

Een zakelijke lunch is iets anders dan een verjaardagsbuffet. Een borrel is iets anders dan een walking dinner. Dus voor je aantallen rekent, moet je eerst weten: is dit een volledige maaltijd of meer een aanvulling op het moment?

Ruwe richtlijnen per type catering

Zo denk je per groepsgrootte

30 personen

Bij kleinere groepen drukken vaste kosten relatief zwaar door. Daardoor voelt catering voor 30 personen soms duurder per persoon dan voor grotere groepen. Tegelijk kun je hier nog iets scherper sturen op voorkeuren en dieetwensen.

50 personen

Dit is vaak de sweet spot. Groot genoeg voor schaalvoordeel, klein genoeg om het nog overzichtelijk te houden. Veel cateraars rekenen voor dit soort aantallen net wat gunstiger per persoon.

100 personen

Hier ga je meer denken in logistiek dan alleen in porties. De uitgifte, opbouw, timing en aanvulling worden belangrijker. Te weinig is dan meteen een zichtbaar probleem, maar veel te ruim inkopen ook.

Waar mensen verkeerd rekenen

• geen verschil maken tussen lunch, diner en borrel
• dieetwensen niet apart meenemen
• geen rekening houden met leeftijd en type gasten
• denken dat “meer keuze” automatisch betekent dat je ook meer nodig hebt
• geen bandbreedte doorgeven aan de cateraar

Vooral dat laatste is slim. Zeg liever “we verwachten 45 tot 55 gasten” dan één hard getal dat later toch nog schuift.

Mijn eerlijke regel

Reken niet alsof iedereen alles eet. Maar reken ook niet alsof iedereen nauwelijks iets pakt. Het slimste is: genoeg voor comfort, niet zoveel dat je vooral betaalt voor je eigen onzekerheid.

Lees daarna ook wat catering per persoon kost en hoeveel hapjes per persoon normaal is.